Un invité demande une facture, que dois-je faire ?

Si un invité demande une facture ou un reçu, vous en tant qu'hôte êtes responsable de la fournir.

Holidu ne peut pas émettre de factures aux invités car nous ne sommes pas le prestataire légal de l'hébergement. Nous fournissons uniquement des factures de commission à vous (l'hôte ou le gestionnaire de propriété).

Pourquoi dois-je émettre une facture ?

Holidu facilite le paiement entre l'invité et vous, l'hôte.

Nous déduisons notre commission avant votre paiement, mais légalement vous restez le prestataire de services — et donc responsable de l'émission de factures ou de reçus à vos invités.

Important :

• Les factures doivent refléter le montant total payé par l'invité.
• Émettez les factures uniquement à partir du jour de l'arrivée de l'invité. Vous pouvez préparer le brouillon à tout moment avant cela.
• Les règles fiscales locales peuvent différer — veuillez consulter votre conseiller fiscal si vous avez un doute.

Suis-je légalement obligé d'émettre des factures ?

Oui. Les hôtes sont légalement tenus de fournir aux invités une facture ou un reçu pour leur séjour.

Holidu facilite uniquement le paiement et n'est pas le prestataire légal de l'hébergement, ce qui signifie que vous en tant qu'hôte ou gestionnaire de propriété restez entièrement responsable de la facturation.

Pour les hôtes professionnels exploitant un numéro de TVA valide, l'émission d'une facture à la fin de chaque séjour est obligatoire, que l'invité la demande spécifiquement ou non. Cela soutient la conformité avec les règles fiscales et comptables locales.

Qu'est-ce que l'outil de facturation pour les invités ?

Pour faciliter les choses, Holidu propose l'outil de facturation pour les invités, disponible dans votre compte hôte. L'outil aide les hôtes à créer des factures conformes à la loi directement via leur compte Holidu.

Caractéristiques principales

• Création de factures en libre-service : Générez, modifiez et émettez des factures pour chaque réservation confirmée.
• Conforme à la loi : Soutient la conformité avec les règles fiscales locales et de l'UE.
• Flux de travail flexible : Commencez par un brouillon, examinez les détails et émettez-le quand vous êtes prêt.
• Services supplémentaires : Créez des factures supplémentaires pour les services additionnels comme les repas, les transferts ou les vélos électriques.

Veuillez noter qu'une fois qu'une facture est émise, elle ne peut pas être modifiée ou corrigée. Si vous avez un doute, choisissez « Enregistrer et fermer » pour la conserver en tant que brouillon. Une fois que vous sélectionnez « Enregistrer et émettre », elle devient définitive et irrévocable.

Pour corriger une erreur, vous devez annuler la facture et en émettre une nouvelle.

Où trouver l'outil de facturation pour les invités

Il existe deux façons d'y accéder :

Option 1 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet « Finances » sur le côté gauche.
3. Puis sélectionnez Factures pour les invités.

Option 2 :

1. Connectez-vous à votre compte Holidu. Si vous gérez plusieurs propriétés, sélectionnez celle associée à la réservation.
2. Allez à l'onglet « Réservation » sur le côté gauche. Puis sélectionnez la réservation pour laquelle vous souhaitez créer une facture.
3. Sous Mes gains, cliquez sur Créer une facture pour vos invités.

Comment configurer vos paramètres de facturation pour les invités

Pour vous assurer que vos factures sont professionnelles et conformes aux exigences fiscales locales, vous pouvez personnaliser vos coordonnées et préférences d'affichage dans la section Paramètres de votre tableau de bord.

Mettez à jour votre profil d'hôte et d'entreprise

Assurez-vous que vos informations de contact et juridiques sont exactes, car elles sont utilisées pour vous identifier sur la facture.

• Détails de l'hôte : Vérifiez que votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre entreprise sont corrects.
• Adresse : C'est votre adresse juridique ou votre adresse de résidence principale. Cliquez sur Modifier pour mettre à jour votre nom de rue, code postal et ville.

Personnalisez les paramètres d'affichage de la facture

Vous pouvez contrôler exactement quelles informations vos invités voient sur leurs factures en basculant les options suivantes dans Paramètres de facture :

• Afficher la TVA : Activez cela si vous êtes une entreprise enregistrée et devez afficher la TVA sur les factures.
• Détails du pied de page : Vous pouvez choisir d'afficher ou de masquer votre numéro de TVA, numéro fiscal personnel ou IBAN dans le pied de page du document.
• Texte de pied de page légal : Utilisez la zone de texte pour ajouter un texte de pied de page légal personnalisé (par exemple, un message de remerciement ou une clause d'exonération légale spécifique requise par votre région).

Choisissez quelle entreprise émet la facture

Si vous gérez des propriétés sous plus d'une entreprise — par exemple, en tant que propriétaire, ou si une entreprise gère la propriété en votre nom — vous pouvez désormais contrôler laquelle est utilisée sur chaque facture.

Cela s'applique à vous si :

• Vous êtes propriétaire de la propriété directement et facturez également via une entreprise distincte que vous exploitez, ou
• Une société de gestion gère la propriété en votre nom, et vous ou cette entreprise devez émettre la facture.

Quelle entreprise est utilisée dépend de la réservation — nous en sélectionnons automatiquement celle qui s'applique à cette réservation spécifique. Si ce n'est pas correct, ou si vous souhaitez facturer sous une entreprise différente, vous pouvez le modifier avant d'émettre.

Où le gérer : Paramètres > Factures. Vous verrez votre profil par défaut plus ceux que vous avez créés vous-même. Vous pouvez ajouter, renommer, modifier ou supprimer un profil à tout moment.

Avez-vous fait des modifications manuellement ? Si vous modifiez les détails de la facture et qu'ils ne correspondent pas à un profil enregistré, nous vous demanderons si vous souhaitez les enregistrer en tant que nouveau — afin que vous ne deviez pas les retaper la prochaine fois.

Numéros de facture : chaque profil conserve son propre décompte et vous avertit avant un doublon, afin que vos numéros restent clairs, peu importe quelle entreprise vous facturez.

Étape par étape : créer la facture

1. Sélectionnez les détails de la réservation : Choisissez l'ID de réservation pertinent et la langue préférée. Choisissez l'émetteur — nous le sélectionnons automatiquement, mais vous pouvez le modifier ici.

2. Ajoutez les informations de l'invité : Entrez l'adresse de facturation de l'invité et le numéro de TVA (le cas échéant).

3. Examinez et personnalisez : Le système affichera automatiquement les détails de la réservation tels que les dates, le nom de la propriété et le montant total. Vous pouvez également ajouter un message personnalisé sous le Pied de page légal. Le message ajouté dans le Pied de page légal s'affichera sur la facture.

4. Finalisez la facture :

• Annuler : Quittez le formulaire sans enregistrer vos dernières modifications. Le brouillon reste dans votre liste.
• Enregistrer et fermer : Conservez-le en tant que brouillon pour les modifications ultérieures.
• Enregistrer et émettre : Finalisez la facture. Une fois émise, elle ne peut pas être modifiée.

5. Livraison :

Une fois émise, la facture est automatiquement envoyée par e-mail à votre invité, avec le PDF en pièce jointe. Vous pouvez également télécharger le PDF à partir de l'outil à tout moment, par exemple si l'invité en demande une copie.

Automatisez votre flux de travail

Sous Paramètres automatiques du numéro de facture, vous pouvez choisir de :

• Activer la génération automatique : Activez cette option pour que le système attribue automatiquement un numéro unique à chaque nouvelle facture, vous économisant du temps en matière de tenue de registres manuels.

Facturation des services supplémentaires

Pour facturer les services supplémentaires au-delà du séjour de l'invité, créez d'abord la Facture pour le séjour, puis générez une Facture supplémentaire séparée pour les services additionnels.

Numéro fiscal personnel pour les hôtes allemands

Pour les hôtes en Allemagne, le numéro fiscal personnel (SteuerID/IdNr.) ne doit pas être affiché (ces informations ne seront pas automatiquement transférées à toutes les factures, mais le champ sera vide). Le numéro correct à utiliser à la place est le numéro fiscal (Steuernummer).

Voici comment configurer le numéro fiscal (Steuernummer) afin que toutes les factures l'incluent :

1. Allez à Paramètres sous Factures pour les invités dans l'outil de facturation.
2. Localisez le champ Numéro fiscal (Steuernummer).
3. Cliquez sur Modifier.
4. Entrez manuellement le numéro fiscal (Steuernummer) valide.
5. Enregistrez les paramètres.

Une fois enregistré, ce numéro apparaîtra par défaut sur le formulaire de facture.

Rappels importants

• Émettez toujours des factures pour le montant total payé par l'invité.
• Émettez uniquement à partir