Comment configurer et gérer la fonction d'enregistrement en ligne

Ce guide explique comment configurer la fonction d'enregistrement en ligne (Advance check-in) depuis votre portail Holidu et comment la gérer correctement. La fonction est basée sur l'expertise réglementaire locale des équipes régionales de Holidu, vous permettant de rester conforme sans apprendre chaque processus d'autorité à partir de zéro.

1. Inscription auprès du portail gouvernemental responsable

Avant d'activer la fonction dans Holidu, vous devez enregistrer votre établissement auprès de l'autorité locale compétente. En Espagne, il existe trois options :

Région	Autorité	Directives
Espagne (sauf Catalogne/Pays Basque)	SES.Hospedajes	Comment se connecter à SES.Hospedajes
Catalogne	Mossos d'Esquadra	Se connecter à Mossos
Pays Basque	Ertzaintza	Se connecter à Ertzaintza
Portugal	SIBA	Comment se connecter à SEF/SIBA
Allemagne	AVS	Comment connecter votre propriété à AVS
Italie	Alloggiati Web	Fonction d'enregistrement des clients en Italie Déclaration statistique en Italie

Cette étape est obligatoire avant de continuer. Une fois inscrit, vous recevrez un nom d'utilisateur, un mot de passe et dans certains cas un code de locataire ou d'établissement que vous entrerez dans votre compte Holidu pour configurer la connexion.

2. Comment connecter votre propriété à l'autorité en utilisant la fonction d'enregistrement en ligne

1. Depuis votre application Holidu, accédez au menu de gauche, cliquez sur « Outils » et sélectionnez « Enregistrement en ligne ».
2. Vous verrez votre liste de propriétés. Cliquez sur le bouton « Configurer » à côté de la propriété que vous souhaitez connecter à la police ou à l'autorité.
3. Un écran affichera la liste de vos propriétés, y compris l'état de la connexion pour chacune. Cliquez sur la propriété spécifique que vous souhaitez connecter.
4. Remplissez le formulaire avec les détails du pays où se trouve la propriété.
5. Faites défiler vers le bas, cliquez sur « Activer l'envoi automatique à la police », sélectionnez la bonne autorité et entrez votre nom d'utilisateur, votre mot de passe et toutes les informations d'identification requises dans les champs. N'utilisez pas vos identifiants Holidu ici - utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité.
6. Cliquez sur « Valider ».
7. Une fois activée avec succès, cliquez sur « Enregistrer les modifications » à la fin du formulaire.
8. Si aucun message d'erreur n'apparaît, votre propriété est maintenant connectée à l'autorité responsable.
9. Pour éviter les erreurs, assurez-vous des éléments suivants :
   • Utilisez le bon code fiscal du propriétaire. Il s'agit soit de votre numéro d'identification, soit du NIE si vous n'êtes pas espagnol.
   • Entrez votre numéro d'identification ou de NIE complet, y compris tous les zéros.
   • Utilisez les identifiants de connexion que vous avez reçus de votre autorité locale - pas votre connexion Holidu.
10. Vous pouvez maintenant fermer le formulaire et voir que la connexion est active.

3. Comment cela fonctionne-t-il ?

Une fois la configuration terminée, le système fonctionne automatiquement. Voici à quoi vous attendre :

3.1 Processus pour le client

Une fois la configuration terminée, voici à quoi vous attendre :

1. Après la réservation, votre client reçoit un courrier électronique (ou un message) avec un lien vers un formulaire d'enregistrement en ligne sécurisé.
2. Le client remplissait les détails de tous les voyageurs, y compris la numérisation de documents (passeport ou pièce d'identité). Cela doit être répété pour chaque personne voyageant avec eux.
3. Les données sont ensuite soumises de manière sécurisée et stockées dans le système.
4. Si un client ne remplit pas le formulaire, des rappels automatiques sont envoyés. S'il ne se conforme toujours pas, vous pouvez remplir les données en son nom.

À 23h00 le jour de l'enregistrement, les données du client sont automatiquement soumises à l'autorité compétente.

3.2 Comment reconnaître le statut sur la page de réservation

Dans les détails de la réservation, le statut de chaque réservation s'affiche comme suit :

Statut	Description
Commencé, mais données manquantes	Ici, vous voyez si vos clients ont déjà commencé le processus. Jusqu'à ce qu'il soit terminé pour chaque personne voyageant avec eux, le statut s'affichera comme incomplet.
Données du client complètes mais pas encore transférées (car la date d'enregistrement est dans le futur)	Le formulaire est complet et prêt à être soumis.
Données du client transférées avec succès à l'autorité	Les données ont été correctement envoyées à l'autorité.
Erreur dans la déclaration des données	S'il y avait une erreur lors du transfert des données, vous verrez ce message. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pour résoudre ce problème vous-même.

3.3 Dépannage

Problème	Que faire
Données incomplètes ou manquantes	Rappelez aux clients ou remplissez manuellement le formulaire via la vue des détails de la réservation. 5 jours avant l'enregistrement, vos clients recevront un rappel automatique avec un lien vers le formulaire d'enregistrement.
Erreur dans le transfert de données	Vérifiez que les identifiants que vous avez ajoutés dans votre compte Holidu sont corrects. Si vous avez déjà vérifié et que l'erreur persiste, contactez le support pour vous aider à résoudre le problème.

4. Comment télécharger le registre des clients

1. Accédez à la fonction d'enregistrement en ligne.
2. À côté de la propriété pour laquelle vous souhaitez obtenir le registre des clients, cliquez sur « Détails ».
3. Dans la zone supérieure de la fenêtre contextuelle qui s'ouvre, trouvez la réservation avec le nom du client principal, cliquez dessus, puis cliquez sur « Télécharger tout ».

5. Comment remplir manuellement les données du client

1. Une fois dans la fenêtre d'enregistrement en ligne, cliquez sur l'onglet réservations.
2. Vous verrez la liste des réservations, identifiées par le nom du client principal. Il y a aussi une colonne montrant l'état des données et du transfert.
3. Si vous cliquez sur « Informations sur le statut », cela affichera la signification de chaque icône selon sa couleur.
4. Cliquez sur le nom du client pour ouvrir la page « détails du client », où vous pouvez remplir ses informations.

6. Comprendre les couleurs de statut de base

Statut	Icône/Étiquette	Ce que cela signifie	Action recommandée
Tous les clients enregistrés	Point bleu - Terminé	Le client a entré toutes les informations requises ; les données sont prêtes à être soumises (le cas échéant).	Aucune action nécessaire ; vérifiez les détails si les règles locales l'exigent.
Enregistrement du client en attente	Gris - En cours	Le client n'a pas encore rempli tous les champs requis.	Contactez le client pour qu'il complète les détails manquants.
Soumission à la police réussie	Point bleu - Soumis	Les données du client ont été transmises aux autorités comme l'exige la loi.	Procédez à la communication standard avant l'arrivée.
Échec de la soumission à la police	Pointe rouge - Échoué	Une erreur s'est produite lors de la soumission des données aux autorités.	Vérifiez la validité des données ; escaladez vers le support si le problème persiste.

Remarque importante : si le transfert de données a échoué parce que la connexion aux autorités n'a pas été configurée correctement, vous devrez corriger la connexion aux autorités, corriger les informations du client pour qu'il n'y ait pas de champs manquants, puis utiliser l'option de renvoi manuel.

7. Comment tenter manuellement d'envoyer les données aux autorités

Si l'envoi automatique a échoué, vous pouvez tenter d'envoyer les données manuellement - mais il est important de vérifier que la connexion est rétablie et que les données requises du client sont complètes :

1. Assurez-vous que les identifiants sont corrigés et que les données du client sont complètes.
2. Cliquez sur « Envoyer manuellement les données du client ».

Pour plus d'aide et de support, consultez nos pages d'aide Holidu ou contactez notre équipe d'assistance clientèle.