Cet article vous explique comment gérer vos collaborateurs sur votre bien et quelles données chaque type de collaborateur peut consulter. Utilisez-le pour attribuer les bonnes autorisations en fonction des tâches de chacun.
Référence rapide : cas d'usage courants
| Qui a besoin d'un accès ? | Configuration recommandée | Ce qu'il peut faire |
|---|---|---|
| Personnel de ménage / maintenance | Voir les disponibilités | Consulter les périodes d'occupation et de disponibilité du bien. Ne peut pas voir les détails des voyageurs ni les tarifs. |
| Co-hôte / assistant | Voir les disponibilités + Consulter et créer des réservations | Consulter le calendrier et les détails complets des réservations, y compris les noms et coordonnées des voyageurs. |
| Personne devant recevoir les notifications de réservation | Marquer comme secondaire | Recevoir les notifications par e-mail et push concernant les réservations. Ne donne accès à aucune donnée dans le système. Ajoutez d'autres autorisations si cette personne doit également consulter les données. |
| Personne gérant uniquement les paramètres du bien | Configuration du bien | Modifier les informations du bien, les équipements, les photos et les tarifs. Ne peut pas voir les réservations ni le calendrier. |
Et les gestionnaires de biens ?
Si vous travaillez avec un gestionnaire de biens professionnel, la solution recommandée consiste à créer un compte PME (Property Management Expert) et à établir une relation de mandat avec votre bien. Cela lui donne un accès opérationnel adapté aux activités de gestion locative.
Si vous préférez ne pas utiliser la structure PME et souhaitez simplement donner accès à votre gestionnaire en tant que collaborateur, vous pouvez lui accorder toutes les autorisations suivantes : Configuration du bien + Voir les disponibilités + Consulter et créer des réservations + Distribution et publication.
Cette configuration lui donne un accès opérationnel complet pour gérer le bien. Notez que les collaborateurs ne peuvent jamais accéder aux données financières (factures, versements). Seul le modèle PME vous permet d'accorder à un gestionnaire de biens l'accès aux factures.
Collaborateur principal (éditeur)
Le collaborateur principal dispose d'un accès complet à toutes les données du bien :
- Calendrier : accès complet aux dates réservées, bloquées et disponibles, y compris le détail des prix
- Réservations : informations complètes sur les réservations, y compris les coordonnées des voyageurs, le détail des prix et le statut du paiement
- Finances : factures, versements et informations de paiement
- Configuration du bien : consultation et modification de tous les paramètres du bien
- Avis : tous les avis des voyageurs
- Collaborateurs : consultation et gestion de tous les collaborateurs du bien
- Notifications : réception de toutes les notifications (e-mail et push)
Point essentiel : seul le collaborateur principal peut accéder aux détails des versements, aux factures et aux informations de paiement. Ce compte est juridiquement lié au contrat du bien avec Holidu.
Autorisations disponibles lors de l'ajout d'un collaborateur
Lors de l'ajout d'un collaborateur, vous pouvez accorder une ou plusieurs de ces autorisations. Chacune donne accès à des zones spécifiques.
Configuration du bien
Ce que la personne peut consulter et modifier :
| Peut consulter et modifier | Ne peut pas accéder à |
|---|---|
| ✅ Descriptions et titres du bien | ❌ Réservations |
| ✅ Photos (ajout, suppression, réorganisation) | ❌ Données financières (factures, versements) |
| ✅ Équipements et prestations | ❌ Canaux de distribution |
| ✅ Informations sur les pièces et logements | ❌ Informations sur les voyageurs |
| ✅ Tarifs et tarifs saisonniers | ❌ Gestion des dates bloquées |
| ✅ Frais supplémentaires | ❌ Indicateurs de performance |
| ✅ Instructions d'arrivée et de départ | ❌ Gestion des collaborateurs |
| ✅ Configuration de la synchronisation calendrier (import iCal) | ❌ Contrôles de publication |
| ✅ Export du calendrier (iCal) |
Limitations :
- L'emplacement est en lecture seule si le bien est déjà publié.
- La synchronisation et l'export iCal peuvent être configurés ici, mais la consultation et la gestion des dates bloquées nécessitent l'autorisation « Consulter et créer des réservations ».
Consulter et créer des réservations
Concernant les réservations :
| Peut consulter | Peut effectuer |
|---|---|
| ✅ Détails complets des réservations | ✅ Créer des réservations manuelles |
| ✅ Nom, e-mail, téléphone et adresse du voyageur | ✅ Modifier des réservations manuelles |
| ✅ Détail complet des prix | ✅ Annuler des réservations |
| ✅ Montants des versements | ✅ Mettre à jour les informations du voyageur sur une réservation |
| ✅ Détails des commissions | |
| ✅ Informations sur le canal de réservation | |
| ✅ Historique et modifications des réservations |
Concernant les dates bloquées :
| Peut effectuer |
|---|
| ✅ Consulter les dates bloquées avec leurs commentaires et notes |
| ✅ Créer des dates bloquées |
| ✅ Modifier des dates bloquées |
| ✅ Supprimer des dates bloquées (si elles ne sont pas immuables) |
Ne peut pas accéder à :
- ❌ Paramètres et descriptions du bien
- ❌ Gestion des canaux de distribution
- ❌ Configuration des tarifs
Remarques :
- Pour afficher la vue calendrier, accordez également l'autorisation « Voir les disponibilités ».
- Si l'hôte n'a pas encore finalisé la vérification KYC, les coordonnées des voyageurs peuvent rester masquées jusqu'à la fin de cette vérification.
Voir les disponibilités
Il s'agit d'une vue calendrier en lecture seule, conçue pour les personnes qui doivent savoir quand le bien est occupé, sans accéder aux informations sensibles.
Concernant les réservations :
| Peut consulter | Ne peut pas consulter |
|---|---|
| ✅ Dates de réservation (arrivée et départ) | ❌ Nom, e-mail, téléphone du voyageur |
| ✅ Nombre de voyageurs (adultes, enfants, bébés) | ❌ Détail des prix ou montants totaux |
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