Il est essentiel de pouvoir communiquer avec vos voyageurs avant leur arrivée pour confirmer les détails de leur séjour et leur heure d'arrivée. Cet article vous explique comment contacter vos voyageurs avant leur arrivée selon le canal de réservation (Airbnb, Booking.com ou Holidu) et quelles démarches suivre si vous ne parvenez pas à les joindre.

Comment contacter vos voyageurs avant leur arrivée

Utiliser la messagerie Holidu

La messagerie Holidu regroupe toutes vos conversations avec les voyageurs en un seul endroit, qu'une réservation provienne d'Airbnb, de Booking.com, de Holidu, de Vrbo ou de votre propre site. C'est le moyen le plus rapide et le plus fiable de joindre un voyageur avant son arrivée.

• Accédez à Messages, puis Boîte de réception dans le menu de navigation pour consulter toutes vos conversations.
• Ou ouvrez une réservation dans l'onglet Réservations et cliquez sur le lien de message dans le détail de la réservation pour accéder directement à la conversation de ce voyageur.

L'assistant IA, inclus sans frais supplémentaires, répond automatiquement aux questions courantes des voyageurs concernant l'arrivée, les équipements ou l'itinéraire, selon les sujets que vous avez activés dans les paramètres de gestion. Les messages sont également traduits automatiquement entre votre langue et celle du voyageur. Vous pouvez reprendre la main sur une conversation à tout moment.

Coordonnées du voyageur selon le canal de réservation

La messagerie fonctionne avec tous les canaux de réservation. Toutefois, les coordonnées complémentaires (téléphone, adresse e-mail personnelle) ne sont pas toujours visibles :

• Holidu et réservations directes : téléphone et e-mail visibles par défaut.
• Airbnb : l'e-mail peut être masqué et le numéro de téléphone n'est pas visible.
• Booking.com : l'e-mail est masqué et le numéro de téléphone n'est pas visible.
• Vrbo : les coordonnées peuvent être masquées.

Pour les réservations Airbnb, Booking.com et Vrbo, ces plateformes protègent la vie privée des voyageurs. L'adresse e-mail personnelle du voyageur devient visible une fois qu'il a rempli le formulaire d'arrivée Holidu.

Nouveaux hôtes : si vous n'avez pas encore effectué votre premier check-in confirmé, les coordonnées du voyageur restent masquées jusqu'à deux jours avant l'arrivée. Cette restriction est levée après votre premier check-in réussi, pour toutes les réservations suivantes.

Que faire si vous ne parvenez pas à joindre le voyageur

Si vous ne recevez aucune réponse, suivez ces étapes dans l'ordre :

1. Messagerie Holidu (Messages, puis Boîte de réception) : c'est toujours la première démarche à privilégier, quel que soit le canal de réservation.
2. WhatsApp : si le voyageur a fourni un numéro, envoyez-lui un message court et courtois.
3. Appel téléphonique : à utiliser si le voyageur ne répond pas sur WhatsApp. Notez que Booking.com et Airbnb ne transmettent plus les numéros de téléphone avec les détails de réservation.
4. E-mail : relancez le voyageur si une adresse e-mail est disponible.

Pour vos messages, restez amical et concis. Par exemple :

« Bonjour [Nom du voyageur], c'est [Votre nom] de [Nom du logement]. Je souhaitais simplement confirmer votre heure d'arrivée. Merci de me tenir informé dès que possible. Au plaisir de vous accueillir ! »

Si l'arrivée a lieu dans les 7 prochains jours et que vous n'avez reçu aucune réponse sur l'ensemble des canaux, contactez notre équipe d'assistance via le formulaire de contact disponible dans le centre d'aide. Nous pourrons vérifier les informations de la réservation et, si besoin, tenter de joindre le voyageur par le canal de réservation d'origine.

Bonnes pratiques pour éviter les problèmes de communication

1. Écrivez tôt aux voyageurs via la messagerie Holidu. Un message d'accueil quelques jours avant l'arrivée instaure un bon climat et confirme les informations clés. L'assistant IA peut répondre automatiquement aux questions de suivi.
2. Envoyez des instructions d'arrivée claires à l'avance. Le voyageur doit connaître l'heure de check-in, l'adresse et les modalités d'accès. Découvrez comment ajouter les informations d'arrivée.
3. Utilisez les messages automatisés. Les messages automatisés Guest Connect fonctionnent en complément de la messagerie. Lorsqu'un voyageur répond à un message programmé, l'assistant IA peut poursuivre la conversation. Découvrez les messages automatisés.
4. Activez l'arrivée autonome lorsque c'est possible. Cela évite le stress de dernière minute si la communication est retardée.
5. Demandez une confirmation de l'heure d'arrivée 2 à 3 jours à l'avance. Un message court permet de s'assurer que tout le monde est aligné.

Holidu n'est pas tenu de collecter les informations personnelles des voyageurs à votre place. Si vous avez besoin de ces données pour les formalités d'enregistrement, veuillez contacter directement les voyageurs. Notre équipe d'assistance en langue locale est disponible 7 jours sur 7 pour vous accompagner.