Lorsqu'un hôte annule une réservation confirmée, Holidu peut appliquer des frais d'annulation calculés en pourcentage du montant de la réservation. Ces frais dépendent du délai avant l'arrivée du voyageur. Cet article explique ce qu'il faut faire en cas d'annulation, quand et comment les frais s'appliquent, et dans quels cas ils peuvent être levés.

Quelles sont les conséquences d'une annulation par l'hôte ?

Une annulation par l'hôte peut entraîner des frais d'annulation, sauf si la situation relève de circonstances exceptionnelles. Ces mesures visent à compenser l'impact des annulations pour les voyageurs, pour les autres hôtes Holidu et pour Holidu lui-même. Elles permettent de préserver la fiabilité du service et la confiance des voyageurs dans leurs projets de vacances.

Les annulations par l'hôte restent peu fréquentes, mais leurs effets dépassent souvent une seule réservation :

• Pour les voyageurs, elles perturbent leurs projets, créent de la frustration, érodent la confiance et peuvent les dissuader de réserver à nouveau.
• Pour les hôtes, elles nuisent à la crédibilité et à la réputation du logement, peuvent réduire sa visibilité dans les résultats de recherche et fragilisent les performances futures sur les canaux de réservation.
• Pour Holidu, elles génèrent des coûts opérationnels liés à la gestion des réservations perturbées, à la recherche d'un remplaçant et au traitement administratif supplémentaire.

Pour en savoir plus, consultez l'impact d'une annulation et comment éviter les annulations.

Que faire si vous devez annuler une réservation ?

Accepter une réservation est un engagement envers votre voyageur. Une annulation ne doit donc intervenir que lorsqu'il n'existe réellement aucune autre solution. Si vous ne pouvez pas honorer une réservation, agissez le plus vite possible : proposez un autre logement si c'est possible, ou annulez suffisamment tôt pour limiter les désagréments pour le voyageur.

Toute solution de remplacement que vous proposez doit :

• Être publiée sur le même canal que celui par lequel le voyageur a initialement réservé.
• Se situer dans une gamme de prix similaire et répondre aux mêmes standards, voire à des standards plus élevés, que le logement d'origine.

Lorsque vous proposez une alternative adéquate, notre équipe du service client peut intervenir pour coordonner avec le canal de réservation et le voyageur. Elle contribue ainsi à obtenir l'acceptation du voyageur et réduit le risque de frais supplémentaires.

Quand et comment les frais d'annulation s'appliquent-ils ?

Si vous ne pouvez pas proposer une alternative qui respecte les conditions ci-dessus et qui est acceptée par le voyageur, Holidu se réserve le droit d'appliquer des frais d'annulation. Ces frais reflètent l'impact subi par le voyageur ainsi que les coûts opérationnels liés à la recherche d'un remplaçant et à la gestion de la réservation perturbée.

Les frais sont calculés en fonction du montant de la réservation et du moment où l'annulation intervient, selon le tableau ci-dessous. Si le montant calculé est inférieur à 50 €, il est porté à un minimum de 50 €.

Qu'est-ce que le montant de la réservation ?

Le montant de la réservation correspond au coût total que le voyageur accepte de payer lors de la confirmation. Pour vous, ce montant détermine le versement attendu, déduction faite des frais de plateforme ou des retenues applicables.

Dans quels cas les frais d'annulation peuvent-ils être levés ?

Des situations exceptionnelles peuvent survenir. En cas d'événement perturbateur majeur ou d'autre circonstance valable et indépendante de votre volonté, Holidu peut lever les frais d'annulation.

Si vous pensez que votre situation peut donner lieu à une levée des frais, transmettez les justificatifs correspondants. Notre équipe du service client, avec le soutien de votre équipe Holidu locale, examinera attentivement votre demande avant de prendre une décision. Pour découvrir les situations concernées et la marche à suivre, consultez les circonstances qualifiantes et la procédure de demande de levée.

Exemples de calcul des frais d'annulation

Si vous êtes connecté à votre compte hôte, vos réservations à venir sont visibles dans votre tableau de bord. Vous pouvez y consulter le montant de chaque réservation et la date d'arrivée, afin d'estimer les frais qui seraient appliqués. Voici deux exemples illustratifs :

• Exemple 1 : une réservation de 800 € avec une arrivée dans 12 jours. Le délai est compris entre 48 heures et 30 jours, soit des frais de 10 %, c'est-à-dire 80 €. Le minimum de 50 € ne s'applique pas.
• Exemple 2 : une réservation de 300 € avec une arrivée dans 60 jours. Le délai est supérieur à 30 jours, soit des frais de 5 %, c'est-à-dire 15 €. Ce montant étant inférieur à 50 €, les frais appliqués seront de 50 €.

Comment soumettre une demande d'annulation ?

Avant de demander une annulation, pensez à mesurer l'impact global de cette décision, bien au-delà des seuls frais. Si, après réflexion, vous souhaitez tout de même procéder, vous pouvez soumettre votre demande depuis votre espace hôte. Attention : une annulation n'est juridiquement valable que si elle est soumise selon la procédure décrite sur cette page. Les demandes envoyées par e-mail ou par d'autres canaux ne seront pas acceptées.