Guide de messages pour les clients et FAQ

La fonction de messagerie pour clients unifie toutes vos conversations avec vos invités en un seul endroit, peu importe le canal de réservation utilisé. Elle comprend une boîte de réception centralisée, un assistant IA pour répondre automatiquement aux questions courantes, et des messages programmés pour vos confirmations de réservation. Ce guide explique comment fonctionne cette fonctionnalité et répond aux questions les plus fréquemment posées par les propriétaires.

Qu'est-ce que la messagerie pour clients ?

La messagerie pour clients regroupe chaque conversation avec vos invités en un seul endroit, intégrant tous vos canaux de réservation. Elle simplifie votre gestion des communications en centralisant les messages d'Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu et des réservations directes.

Cette fonctionnalité comprend trois éléments principaux :

• Boîte de réception unifiée — Accédez à tous les messages de vos invités, quel que soit le canal de réservation, dans un seul interface
• Assistant IA — Répondez automatiquement aux questions courantes des invités, comme les instructions d'arrivée ou les recommandations locales
• Messages programmés — Envoyez automatiquement les détails d'arrivée, les codes d'accès et les informations essentielles à chaque réservation

Où trouver la messagerie pour clients

Accéder à la boîte de réception est simple et rapide :

1. Ouvrez l'application web Holidu
2. Dans le menu de navigation de gauche, cliquez sur Messages
3. Sélectionnez Boîte de réception

Comment utiliser la boîte de réception

Accéder à vos conversations

Chaque réservation apparaît comme un fil de conversation unique, indépendamment du canal utilisé (Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu ou réservation directe). Cela vous permet de voir l'historique complet avec chaque invité en un seul endroit.

Envoyer des messages

Pour répondre à un invité :

1. Localisez le fil de conversation pertinent
2. Tapez votre réponse dans la zone de message
3. Cliquez sur Envoyer

Messages programmés

Les messages programmés, tels que les instructions d'arrivée et les codes d'accès, sont envoyés automatiquement par le système. Ils apparaissent également dans le fil de conversation pour que vous ayez une visibilité complète sur toutes les communications.

Utiliser la traduction automatique

La fonction de traduction automatique vous permet de composer votre message dans votre langue préférée. Votre message sera traduit et apparaîtra à votre invité dans sa langue, lorsque cela est possible.

Gestion de l'assistant IA

L'assistant IA répond automatiquement aux questions des invités sur les sujets que vous lui avez assignés. Pour voir et modifier les sujets gérés par l'IA ou par vous :

1. Ouvrez les Paramètres (icône d'engrenage dans l'en-tête Messages)
2. Consultez les 8 sujets disponibles
3. Définissez chaque sujet sur Assistant IA ou Propriétaire

Si vous répondez personnellement à un message, l'assistant IA s'arrête pour cette réponse, vous permettant de prendre le contrôle de la conversation.

Notifications

Vous recevez une notification pour chaque nouveau message dans vos conversations, exactement comme un message WhatsApp. Cela inclut les messages envoyés par l'assistant IA en votre nom, vous assurant de toujours savoir ce qui a été dit sous votre identité et vous permettant d'intervenir à tout moment.

Assistant IA et messages programmés

Assistant IA

L'assistant IA fonctionne 24/7 pour répondre aux questions courantes des invités. Il peut gérer des sujets tels que :

• Informations sur la propriété
• Points d'intérêt et recommandations locales
• Arrivée des invités
• Enregistrement en ligne
• Problèmes et conseils pratiques liés à la propriété
• Demandes spéciales
• Départ et informations relatives au départ
• Factures, frais, dépôts et taxes locales

Certains sujets restent toujours gérés par Holidu directement, notamment les réservations, les paiements, les litiges, les questions de sécurité et les problèmes compte-paiement-prébooking, car ils nécessitent une action directe de Holidu.

Messages programmés

Les messages programmés automatisent les communications essentielles. Vous pouvez accéder aux messages programmés en allant dans le menu de gauche et en sélectionnant Messages > Messages programmés. Ces messages incluent les détails d'arrivée, les codes d'accès et autres informations critiques pour chaque réservation.

Collaborateurs et accès partagé

Plusieurs personnes peuvent utiliser la messagerie pour clients pour accéder à la même boîte de réception. Les collaborateurs ne sont pas inclus automatiquement. Pour donner accès à un collaborateur :

1. Accédez à la propriété spécifique sur Holidu
2. Allez à la section Collaborateurs
3. Ajustez les permissions de cette personne
4. Activez l'accès aux conversations avec les invités

Cette démarche doit être effectuée individuellement pour chaque propriété.

Questions fréquemment posées (FAQ)

Démarrage

Comment accéder à la boîte de réception de messagerie pour clients ?

Accédez au menu de gauche du portail propriétaire Holidu et sélectionnez Messages > Boîte de réception.

Comment accéder et configurer les messages programmés ?

Accédez au menu de gauche du portail propriétaire Holidu et sélectionnez Messages > Messages programmés.

La messagerie pour clients est-elle incluse dans mon compte ?

Oui, elle est incluse pour tous les propriétaires sans frais supplémentaires.

Fonctionnalités de la boîte de réception

Quels canaux sont supportés ?

Les conversations avec les invités d'Airbnb, Booking.com, Vrbo, Holidu et des réservations directes sont supportées.

Puis-je voir les messages des réservations passées ?

Oui, vous pouvez consulter les messages pour les réservations à venir, actuelles et passées pendant une période limitée après le départ.

Assistant IA

Que fait l'assistant IA ?

Il répond automatiquement 24/7 aux questions courantes des invités, comme les informations d'arrivée et les recommandations locales, en tenant compte du contexte local de votre propriété.

Puis-je choisir les questions auxquelles l'assistant IA répond ?

Oui. Ouvrez Gérer les paramètres (icône d'engrenage dans l'en-tête Messages) pour voir 8 sujets et définir chacun sur Assistant IA ou Propriétaire. Vous pouvez également utiliser Définir tout sur Assistant IA ou Définir tout sur propriétaire pour modifier tous les paramètres à la fois.

Y a-t-il des sujets que l'assistant IA ne gère jamais ?

Oui, les réservations, les paiements et les litiges, les plaintes, les questions de sécurité et questions légales, et les questions de plateforme/compte/prébooking restent toujours traités directement par Holidu, car ils nécessitent une intervention directe.

Que se passe-t-il si l'assistant IA ne peut pas répondre à une question sur un sujet qui lui est assigné ?

Il transfère automatiquement la conversation à vous, donc aucun message ne reste bloqué.

Puis-je modifier mes paramètres en discutant avec l'assistant IA ?

Oui. Dites-lui simplement ce que vous voulez, par exemple « arrête l'assistant de répondre aux problèmes de propriété » ou « désactive l'assistant partout », et il mettra à jour vos paramètres et confirmera les modifications.

Notifications

Comment saurez-vous des nouveaux messages, y compris ceux envoyés par l'assistant IA ?

Vous recevez une notification pour chaque nouveau message dans vos conversations, exactement comme vous recevriez un message WhatsApp, y compris les messages que l'assistant IA envoie en votre nom. Cela remplace l'ancienne alerte « messages non lus par lots », vous permettant toujours de savoir ce qui a été dit en votre nom et d'intervenir à tout moment.

Collaboration et accès

Plusieurs personnes peuvent-elles utiliser la messagerie pour clients ?

Oui, les propriétaires et les collaborateurs invités peuvent accéder à la même boîte de réception.

Comment ajouter ou supprimer des collaborateurs ?

Gérez les collaborateurs dans les paramètres de votre compte Holidu.

Assistance

Que faire si un message nécessite une assistance clientèle ?

L'équipe Holidu Customer Happiness peut rejoindre la conversation si nécessaire pour vous aider davantage. Cliquez sur le bouton d'assistance dans le coin inférieur droit pour nous contacter.

Limitations

Puis-je envoyer des messages aux invités pour des blocages de calendrier manuels ?

Non, la messagerie n'est disponible que pour les véritables réservations.

Chaque message d'invité apparaîtra-t-il sur Holidu ?

Tous les messages basés sur les canaux sont synchronisés. Les invités peuvent toujours vous contacter par email ou téléphone en dehors de Holidu.

Résumé

• Boîte de réception unifiée pour tous les canaux de réservation
• L'assistant IA gère les questions courantes des invités 24/7
• Messagerie programmée et traduction incluses
• Les propriétaires et les collaborateurs peuvent partager l'accès à la même boîte de réception
• Les notifications vous tiennent informé de chaque message, y compris ceux envoyés par l'assistant IA en votre nom
• Choisissez les sujets gérés par l'assistant IA, sujet par sujet, dans toutes vos conversations
• L'équipe Customer Happiness est disponible 7 jours par semaine, dans votre langue, lorsqu'une conversation nécessite un soutien humain
• Des limitations s'appliquent aux blocages manuels du calendrier et aux méthodes de contact externes des invités

Pour d'autres questions, contactez le support Holidu.